ارسال ایمیل به کاربر مشخّص شده در فرم
در تمرین قبلی در قسمت WorkFlow، آدرس ایمیل فرد مورد نظر مشخّص می‌شد، امّا اگر بخواهید ایمیل برای فرد مورد نظر که در فرم مشخّص می‌شود، ارسال شود باید تغییراتی را در فرم و Workflows ایجاد کنید.
برای شروع کار باید یک ستون به لیست خود اضافه کنید، این ستون را باید از نوع Personal and Group در نظر بگیرید؛ برای این کار در تب List بر روی Create Column کلیک کنید.
در این قسمت، نام ستون را User وارد و نوع آن را Person or Group انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید.
بعد از اینکه ستون User را ایجاد کردید وارد WorkFlow خود شوید و بر روی Action مورد نظر کلیک کنید و گزینه‌ی Configureرا انتخاب کنید.
در این صفحه و در قسمت To باید نام کاربر را وارد کنید، امّا باید کاری کنید، کاربری که در حال ایجاد آیتم جدید در لیست است و در قسمت User هر کاربری را وارد کند، یک ایمیل برای آن ارسال شود؛ برای این کار باید ستون User را در قسمت TO قرار دهید و بر روی آیکون Browse کلیک کنید.
در این صفحه باید ستون User را از لیست مورد نظر بخوانید؛ برای این کار وارد قسمت Lookup شوید و در قسمت Item Properties که همه‌ی ستون‌های لیست را نشان می‌دهد، گزینه‌یUser را انتخاب و بر روی Add و سپس بر روی OK کلیک کنید.
همان‌طور که مشاهده می‌کنید، ستون User به لیست اضافه شده است، بر روی Save کلیک کنید و WorkFlow مورد نظر را Publish کنید.
اگر از PowerForm استفاده می‌کنید، بر روی New Item کلیک کنید و در شکل باز شده بر روی Design Form کلیک کنید.
در این قسمت، دو کنترل Texbox به لیست اضافه کنید و در ادامه، آنها را به ستون User متّصل کنید.
به مانند شکل بر روی آیکون تنظیمات کلیک کنید.
در این صفحه، نام دلخواه خود را در قسمت Name وارد کنید؛ در قسمت Type برای اینکه بتوانید کاربران خود را انتخاب کنید، گزینه‌ی PeopleComboBox را انتخاب کنید و در قسمت Binding، ابتدا گزینه‌ی دوم، یعنیThe control saves its value in a list column را انتخاب و از قسمت Column Name، نام ستون خود را که ایجاد کردید را انتخاب و بر روی OK کلیک کنید.
برای تنظیم Label بر روی آیکون مورد نظر در شکل کلیک کنید.
در این صفحه، در قسمت Name، نام دلخواه خود را وارد کنید و نوع آن را Label در نظر بگیرید و گزینه‌ی The control is the label را انتخاب کنید و از قسمت Column Name نیز ستون User را انتخاب کنید.
بعد از انجام کار بالا وارد تب Value شوید و گزینه‌ی اوّل را انتخاب کنید و نام دلخواه خود را وارد و بر روی OK کلیک کنید و سپس فرم را ذخیره کنید.
در این صفحه، اطّلاعات جدید را وارد کنید و در قسمت User نیز یک کاربر را انتخاب کنید؛ نکته‌ی مهمّی که در این بخش قرار دارد، این است که در PowerForm کاربران و گروه‌هایی که به مانند شکل زیر انتخاب می‌کنید، همه‌ی آنها فقط از شیرپوینت دریافت می‌شوند و مستقیم از اکتیو دایرکتوری نمی‌خواند، یعنی تنها کاربرانی در لیست قرار دارند که در شیرپوینت به آنها دسترسی داده باشید.
بعد از ورود اطّلاعات بر روی Save and Exit کلیک کنید.
بعد از اینکه آیتم جدید را ایجاد کردید، در قسمت User نام کاربر را مشاهده می‌کنید و WorkFlow نیز در حالت In Progress قرار گرفته و در حال کار است که بعد از چند ثانیه، WorkFlow تکمیل و ایمیل به کاربر مورد نظر ارسال می‌شود.
