شیرپوینت را قورت دهید ویرایش دوم - بررسی Action های نرم‌افزار Nintex (درس بیستم و سوم)

بررسی Action های نرم‌افزار Nintex

در این قسمت، همه‌ی Action های موجود در Nintex را بررسی می‌کنیم و عملکرد هر کدام از آنها را فرا می‌گیریم.

1- Assign Flexi task:

از طریق این Action می‌توانید یک وظیفه را به یک یا چند کاربر تخصیص دهید و نتیجه‌ی خاصّ خودتان را دریافت کنید.

2- Send notification:

از این Action برای ارسال ایمیل به کاربران استفاده می‌شود، مثلاً اگر وظیفه‌ای برای کاربری ارسال شود با استفاده از ایمیل، کاربر مورد نظر با خبر خواهد شد.

3- Capture document set version:

این Action برای ذخیره کردن جزئیّات فعلی و خواصّ مجموعه‌ی سند به کار گرفته می‌شود.

4- check in and out item:

این Action برای بررسی آیتمی است که توسّط فردی دیگر Check Out شده است، گزینه‌ی Check IN، برای این به کار می‌رود که اگر شما فایلی را ایجاد کردید و نمی‌خواهید کسی دیگر آن فایل را تغییر دهد باید از این گزینه استفاده کنید و گزینه‌ی Check Out می‌تواند این گزینه، یعنی Check IN را غیر فعّال کند.

گزینه‌ی Check out item برای بررسی لیست کتابخانه‌ای است که ایجاد کردید.

5- Convert document:

این Action فقط در ورژن Enterprise نرم‌افزار Nintex کارایی دارد؛ Action مورد نظر برای تبدیل فایل‌ها با پسوند مشخّص به یک فایل دیگر با پسوند مشخّص است، مثلاً می‌توانید یک فایل Word با پسوند DOCX را به فایل با پسوند PDF تبدیل کنید و در یک Document مشخّص قرار دهید.

6- بررسی Copy item و Copy to SharePoint:

این Action، عملیّات کپی یک سند را انجام می‌دهد، امّا تنها می‌تواند عملیّات کپی در همان سند مبدأ را انجام دهد، اگر بخواهید عملیّات کپی از یک سند در یک سند دیگر کپی شود باید گزینه‌ی Copy to Sharepoint را انتخاب کنید.

7- Delete drafts، Delete item، Delete Multiple items و Delete previous versions:

این چهار اکشن، عملیّات حذف را انجام می‌دهند که هر کدام برای کار خاصّی ایجاد شده اند؛ گزینه‌ی Delete drafts برای حذف پیش¬نویس‌ها کاربرد دارد، گزینه‌ی Delete item برای حذف یک آیتم در یک لیست کاربرد دارد، گزینه‌ی Delete Multiple items برای حذف چندین آیتم به صورت انتخابی کاربرد دارد و در آخر، گزینه‌ی Delete previous versions برای حذف تمام ورژن¬های قبلی یک سند کاربرد دارد.

8- Discard check out:

این Action برای رد کردن سندی است که قبلاً توسّط یک فرد تأیید شده است، مثلاً معاون، سندی را تأیید کرده است و برای بازبینی به رئیس ارجاع داده است و رئیس می‌تواند با استفاده از این عملکرد، آن سند را رد کند و دوباره به فرد مورد نظر بفرستد.

9- Query list:

این Action، عملیّات پرس و جو را در یک لیست انجام می‌دهد و می‌تواند طبق نیاز شما، آیتم مورد نظر را در یک متغیّر ذخیره کند تا در ادامه‌ی یک جریان کاری از آن استفاده کنید.

10- Read document:

این Action برای خواندن یک محتوا از یک سند Word و ذخیرة آن در یک متغیّر استفاده می‌شود.

11- Send document set to repository:

انجام کپی، انتقال و انتقال به همراه لینک یک سند و ارسال آن به مقصد دیگر است، برای اینکه از این Action استفاده کنید باید ویژگی Content Organizer را در سایت فعّال کنید.

تمرین اوّل – فرستادن ایمیل به فرد مورد نظر

در تمرین اوّل می‌خواهیم یک جریان کاری ساده ایجاد کنیم تا وقتی که در لیستی، آیتمی اضافه شد آن بروزرسانی برای یک یا چند کاربر ایمیل شود.

برای شروع، به مانند شکل زیر یک لیست ایجاد کنید و بعد از ایجاد، وارد آن شوید و از تب List بر روی فلش مربوط به WorkFlow کلیک کنید و گزینه‌ی Create a Workflow in Nintex Workflow را انتخاب کنید.

در این قسمت، Action مشخّص‌شده، یعنی Send notification را بکشید و در جای مشخّص‌شده رها کنید و بعد از قرار دادن در صفحه بر روی Configure کلیک کنید.

در این صفحه، گزینه‌های مختلفی را مشاهده می‌کنید؛ در قسمت To باید آدرس ایمیل یا نام فرد مورد نظر را وارد کنید، در قسمت Subject عنوان ایمیل را وارد کنید و در قسمت آخر، توضیحاتی را که باید برای کاربر فرستاده شود را وارد و بر روی Save کلیک کنید.

در این صفحه برای اینکه جریان کاری خود را انتشار دهید تا بر روی لیست مورد نظر کار کند، در نوار ابزار بالا بر روی Publish کلیک کنید.

در این قسمت، یک نام به همراه توضیحات وارد کنید و بر روی Submit کلیک کنید، با این کار WorkFlow یا جریان کاری مورد نظر بر روی لیست مشخّص شده فعّال می‌شود.

وارد لیست مورد نظر خود شوید و بر روی new item کلیک کنید و یک آیتم جدید به مانند شکل زیر ایجاد کنید، بعد از این کار، WorkFlow را برای این آیتم به صورت دستی اجرا کنید.

بر روی سه نقطه کلیک کنید و در منوی باز شده از قسمت Advanced، گزینه‌ی workFlows را انتخاب کنید.

در این صفحه بر روی Workflow خود که ایجاد کردید، کلیک کنید.

اگر در این قسمت بر روی Start کلیک کنید، WorkFlow مورد نظر شروع به کار می¬کند و یک ایمیل به کاربری که در قسمت قبل مشخّص کردید، ارسال می‌کند.

اگر به لیست نگاه کنید، متوجّه خواهید شد که یک ستون با نام New Workflow به آن اضافه شده است و زیر آن را با کلمه‌ی completed مشخّص کرده است که Workflow اجرا شده است.

اگر در قسمت قبل بر روی کلمه‌ی completed کلیک کنید، این صفحه را مشاهده می‌کنید که مشخّص می‌شود که این WorkFlow در چه تاریخی و توسّط چه کسی اجرا شده است.

همان‌طور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید، یک ایمیل به کاربر مورد نظر ارسال شد و به او اطّلاع داده شد که یک وظیفه یا آیتم جدید در لیست اضافه شده است؛ در ادامه با گزینه‌های پیشرفته‌تری برای ارسال ایمیل کار خواهیم کرد.

در ادامه‌ی کار، اگر بخواهید workflow خود را ویرایش کنید باید وارد لیست مورد نظر خود شود و از تب LIST بر روی گزینه‌ی Manage Workflows with Nintex کلیک کنید.

در شکل زیر، WorkFlow مورد نظر را مشاهده می‌کنید، تمام جزئیّات کار مشخّص ‌شده است؛ در قسمت Version، هر بار که بر روی Workflow کاری انجام دهید و آن را Publish کنید، یک شماره به ورژن آن اضافه خواهد شد و از این طریق می‌توانید مشخّص کنید که چند بار، یک workflow تغییر یافته یا Publish شده است؛ برای ویرایش Workflow در زیر ستون Workflow Name بر روی New Workflow کلیک کنید.

در این صفحه برای اینکه Workflow را ویرایش کنید، بر روی Edit workflow کلیک کنید.

در این قسمت، برای اینکه تنظیمات کلّی WorkFlow را مشاهده کنید، بر روی Workflow Settings کلیک کنید.

در این قسمت، می‌توانید مشخّص کنید زمانی‌که کاربر یا مدیر، یک آیتم در لیست ایجاد کرد، آیا این WorkFlow که ایجاد کرد به صورت دستی فعّال شود و یا اینکه به محض ایجاد آیتم، Workflow نیز به صورت اتوماتیک اجرا شود، یعنی دیگر نیاز نیست به صورت دستی این کار را انجام دهید؛ در این صفحه دو گزینه‌ی مشخّص‌شده را بر روی Yes قرار دهید، با این کار اگر هر آیتمی ایجاد و یا تغییر کند، WorkFlow شروع به کار خواهد کرد.

دوباره بر روی Publish کلیک کنید تا تغییراتی را که انجام دادیم، اعمال شود.

بعد از اینکه WorkFlow را در حالت اجرای خودکار قرار دادید، اگر در لیست مورد نظر یک آیتم جدید اضافه کنید، متوجّه خواهید شد، حتّی بعد از چند دقیقه در قسمت New workflow، هیچ گزینه‌ای به نمایش گذاشته نمی‌شود، یعنی اینکه WorkFlow به صورت اتوماتیک اجرا نشده است و این در حالی است که گزینه‌ی اتوماتیک را فعّال کرده بودیم، این مشکل عمدتاً از کاربری است که WorkFlow را می‌خواهد اجرا کند، اگر چنانچه کاربری که WorkFlow را Publish می‌کند، System Account باشد، این WorkFlow به هیچ عنوان به صورت اتوماتیک اجرا نخواهد شد و برای حلّ این مشکل باید کاربر دیگری را برای Publish و به کارگیری آن استفاده کنید.

زمانی‌که با کاربر babajani وارد سایت شیرپوینتی می‌شویم، به جای نام کاربر، System Account نوشته شده است، برای اینکه کاربر مورد نظر را از این نوع اکانت خارج کنیم باید وارد صفحه‌ی مدیریّتی شیرپوینت شویم.

در صفحه‌ی مدیریّتی وارد Application Management شوید و بر روی Manage web applications کلیک کنید.

Web Application مورد نظر خود را انتخاب و در نوار ابزار بالایی بر روی User Policy کلیک کنید.

در این صفحه، کاربر مورد نظر را انتخاب و از قسمت بالایی آن بر روی گزینه‌ی Edit Permissions of Selected Users کلیک کنید.

در این صفحه، تیک گزینه‌ی Account operates as System را بردارید و بر روی Save کلیک کنید، با این کار دیگر کاربر مورد نظر از نوع system Account نیست؛ این موضوع را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

بعد از اینکه System Account را از روی کاربر خود برداشتید، دوباره وارد لیست مورد نظر شوید و بر روی Manage workflows with Nintex workflow کلیک کنید.

در این صفحه بر روی نام Workflow خود کلیک کنید تا باز شود.

در این صفحه بر روی Edit Workflow کلیک کنید.

در این صفحه بر روی Publish کلیک کنید تا workflow در لیست مورد نظر بتواند به صورت خودکار اجرا شود، یعنی اگر از این پس هر چیزی در لیست ایجاد کنید، Workflow به صورت اتوماتیک اجرا می‌شود و یک ایمیل به کاربر مورد نظر ارسال می‌کند.