شیرپوینت را قورت دهید ویرایش دوم - کار با سایت ها و لیست ها در شیرپوینت (درس چهارم)

^{_{کار با سایت ها در شیرپوینت}}

یکی از مهمترین موضوعاتی که در این کتاب به بررسی آن می¬پردازیم، کار با سایت‌ها و اجزای آن است؛ برای راه¬اندازی یک پورتال سازمانی مناسب باید همه‌ی عملکرد‌های یک سایت را خوب یاد بگیریم، سایتی که با هم در این کتاب راه¬اندازی کردیم http://sp2016/ است که بر روی آن کار خواهیم کرد.

^{_{کدام مرورگر بهترین عملکرد را دارد؟}}

بعد از چندین سال که با نرم¬افزار شیرپوینت در حال کار هستم به این نتیجه رسیدم که مرورگرInternet Explorer، بهترین عملکرد را با سایت‌های شیرپوینتی دارد، البتّه از نظر سرعت به فایرفاکس و کروم نخواهد رسید، امّا در عمق کار، بدون مشکل، کار خواهد کرد، مثلاً اگر بخواهید با فرم‌ها کار کنید، هیچ مرورگری به جز مرورگر Explorer، کارآیی کاملی نخواهد داشت، پس نتیجه کار این است که همیشه از مرورگر Explorer با آخرین آپدیت برای سایت‌های شیرپوینتی استفاده کنید تا با مشکلی روبرو نشوید.

زمانی¬که به مانند شکل بالا برای اوّلین بار، یک سایت شیرپوینتی را باز می‌کنید با گزینه‌های مختلفی روبرو خواهید شد؛ در بالا، تمام قسمت‌های مهم را شماره‌گذاری کردیم تا یک بررسی کلّی در مورد آنها داشته باشیم.

در قسمت شماره یک با توجّه به نوع صفحه، یک سری TAB مشاهده خواهید کرد که این گزینه‌ها برای ارائه-ی ابزارهای مورد نظر برای انجام عملیّات‌های مختلف، مانند: اضافه، ویرایش، حذف، ایجاد فرم و... است که این کارها در طول آموزش بررسی خواهند شد.

در قسمت شماره‌ی دو، منوی دسترسی به قسمت‌های مختلف سایت را نشان می‌دهد که شما می‌توانید برای اضافه کردن دستی اطّلاعات بر روی Edit Link کلیک کنید، البتّه این عملیّات با ایجاد لیست و یا صفحات مشخّص به صورت خودکار انجام خواهد شد.

در قسمت شماره‌ی سه، اگر بر روی آیکون مشخّص شده کلیک کنید، یک منو با گزینه‌های مختلف ظاهر می‌شود که دارای گزینه‎‌های زیر است:

گزینه‌ی شماره¬ی چهار، Shared with برای به اشتراک¬گذاشتن سایت برای دیگر کاربران است که این قسمت را در بخش امنیّت و دسترسی به سایت‌ها توضیح خواهیم داد؛ در قسمت شماره‌ی پنج، گزینه‌ی Edit Page قرار دارد که با انتخاب آن می‌توانید صفحه¬ی سایت خود را ویرایش کنید و یک¬سری ابزارهای جدید به لیست اضافه کنید؛ در قسمت شماره‌ی شش، Add a Page می‌توانید یک صفحه¬ی جدید به دلخواه خود ایجاد کنید و تنظیمات مورد نظر خودتان را در آن انجام دهید و آدرس آن صفحه را در صفحه ی اوّل، لینک کنید؛ در قسمت شماره‌ی هشت، Site Content مربوط به تمام اجزای سایت، مانند: لیست‌ها، صفحات و... است که به راحتی می‌توانید آنها را مدیریّت کنید؛ در قسمت شماره‌ی نه، Change the look می‌توانید ظاهر سایت را تغییر دهید و صفحه ی اوّل سایت را به شکل دیگری نمایش دهید؛ گزینه‌ی شماره‌ی ده، Site Settings که از نامش پیداست مربوط به همه¬ی تنظیمات سایت مورد نظر است، در این قسمت می‌توانید دسترسی‌های لازم به سایت را مشخّص کنید، سرویس‌های مورد نیاز را بر روی سایت، فعّال و یا غیر فعّال کنید و چندین کار دیگر انجام دهید که در فواصل کار به آن خواهیم پرداخت؛ در قسمت یازده نیز با کلیک بر روی Getting Started، نوار اوّل سایت که به صورت آبی رنگ است برای شما ظاهر خواهد شد.

^{_{ایجاد لیست و کار با آنها در شیرپوینت}}

در این بخش به بررسی لیست‌ها می‌پردازیم، لیست‌ها یکی از پایه‌های یک سایت شیرپوینتی است که برای ورود اطّلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ یک لیست می‌تواند شامل انواع داده‌های ورودی، مانند: Data, Text Person or Group و... باشد که در این قسمت می‌خواهیم بر روی آنها کار کنیم.

برای ایجاد لیست وارد سایت شیرپوینتی خود شوید و بر روی آیکون تنظیمات کلیک کنید و در منوی بازشده، گزینه‌ی Add an app را انتخاب کنید.

در این صفحه، چندین گزینه وجود دارد که هر کدام را در جایگاه خود توضیح خواهیم داد؛ بر روی Custom List کلیک کنید.

در شکل بازشده، یک نام برای لیست خود وارد کنید و بر روی Create کلیک کنید.

زمانی¬که بر روی Create در صفحه¬ی قبل کلیک کنید، لیست مورد نظر ایجاد و در قسمت Site Contents قرار می‌گیرد؛ در شکل زیر این موضوع را مشاهده می‌کنید، لیست مورد نظر بعد از ایجاد در نوار سمت چپ سایت قرار می‌گیرد، بر روی لیست مورد نظر کلیک کنید.

در این صفحه وارد لیست مورد نظر شوید، در این لیست به صورت پیش‌فرض، یک ستون با عنوان Title وجود دارد که برای مشاهده آن می‌توانید بر روی new item کلیک کنید.

همان‌طور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید، یک ستون با عنوان Title وجود دارد که می‌توانید عنوان خود را در آن وارد و بر روی Save کلیک کنید، با این کار این اطّلاعات در لیست مورد نظر ثبت خواهد شد، امّا اگر بخواهید ستون‌های بیشتری را به لیست اضافه کنید، چه کاری باید انجام دهید؟ برای انجام این کار بر روی Cancel کلیک کنید و به شکل بعد توجّه کنید.

به مانند شکل زیر وارد تب List شوید و بر روی گزینه‌ی List Settings کلیک کنید.

در این صفحه، تنظیمات و گزینه‌های مختلفی را از یک لیست مشاهده می‌کنید که در صورت نیاز، آنها را بررسی خواهیم کرد؛ برای اینکه بتوانید یک ستون جدید ایجاد کنید باید بر رویCreate Column کلیک کنید، اگر به شکل روبرو خوب توجّه کنید، ستون Title نیز در لیست ستون‌ها قرار دارد.

در این صفحه و در قسمت Column name باید عنوان ستون خود را وارد کنید و در پایین آن از قسمت Type، نوع ستون را از نظر عددی، نوشتاری و... مشخّص کنید که در اینجا، Name وارد و گزینه‌ی Single line of text انتخاب کرده¬ایم که از نوع تک¬خطّ نوشتاری است.

در این صفحه، دو گزینه وجود دارد که اگر Yes اوّل را انتخاب کنید، کاربر مورد نظر در هنگام وارد کردن اطّلاعات حتماً باید این ستون، یعنی ستون Name را وارد کند، در غیر این صورت، فرم تکمیل نخواهد شد، اگر بر روی Yes دوم کلیک کنید باید نامی که وارد می‌کنید، خاص باشد و از بقیّه¬ی نام‌ها که در لیست وجود دارد متفاوت باشد؛ بر روی OK کلیک کنید تا ستون مورد نظر ایجاد شود.

بعد از ایجاد ستون Name، این ستون را در لیست مورد نظر مشاهده می‌کنید که با کلیک بر روی new item می‌توانید اطّلاعات خود را وارد و ذخیره کنید.

اگر چنانچه بخواهید، نام یک ستون را تغییر و یا آن را حذف کنید باید به مانند شکل زیر وارد List Settings شوید و تنظیمات خود را به مانند زیر انجام دهید.

در شکل زیر تمام ستون‌هایی که در این لیست تعریف شده است را مشاهده می‌کنید، دو ستون با عنوان‌های Title و Name را در لیست مشاهده می‌کنید و بقیّه¬ی ستون‌ها به صورت مخفی هستند که در ادامه، ظاهر می‌شوند؛ برای انجام تنظیمات باید دو بار بر روی ستون Name کلیک کنید.

در این صفحه، شما دوباره می‌توانید تنظیمات مربوط به ستون Name را تغییر دهید و حتّی می‌توانید با کلیک بر روی Delete، این ستون را حذف کنید که این موضوع را در شکل زیر مشاهده می کنید.

برای اینکه اطّلاعاتی را در لیست وارد کنید، چند ستون با عنوان‌هایی که مشاهده می‌کنید در لیست ایجاد کردیم؛ برای وارد کردن اطّلاعات بر روی new item کلیک کنید.

در این صفحه به مانند شکل زیر اطّلاعات را وارد و بر روی کلید Save کلیک کنید.

در شکل زیر مقداری که در لیست وارد کردیم را مشاهده می‌کنید، اگر گزینه‌ی‌ مورد نظر را انتخاب کنید، در قسمت بالای صفحه، ابزارهایی به نمایش در خواهد آمد که اگر بخواهید اطّلاعات وارد شده¬ی خود را ویرایش کنید باید بر روی Edit Item کلیک کنید و یا اینکه بخواهید این مقدار انتخابی را حذف کنید باید بر روی Delete Item کلیک کنید.

اگر در شکل بالا بر روی Edit Item کلیک کنید، صفحه¬ی ویرایش فایل قبلی باز خواهد شد که می‌توانید اطّلاعات خود را دوباره ویرایش کنید، توجّه داشته باشید که در قسمت پایین صفحه، دو گزینه‌ وجود دارد که اوّلی (Created)، زمان ایجاد این Item و گزینه‌ی دوم (Last Modified)، زمان آخرین تغییر را به همراه نام شخص مورد نظر ثبت می‌کند.

اگر بخواهید خیلی سریع، یک ستون جدید به اطّلاعات لیست خود اضافه کنید باید بر روی Create Column در تب List کلیک کنید تا شکل بعد ظاهر شود.

در این قسمت، یک نام جدید وارد کنید و بر روی OK کلیک کنید، با این کار یک ستون به لیست شما اضافه خواهد شد.

در صفحه ی زیر ستون مورد نظر با عنوان Nationality (ملیّت) به لیست اضافه شده است.

^{_{الویّت‌بندی در لیست و نحوه ی قرار‌گیری اطّلاعات}}

اگر بخواهید الویّت قرارگیری ستون‌ها را در لیست تغییر دهید و اطّلاعاتی که در لیست قرار می‌گیرند با ستون مشخّصی تنظیم شوند باید به صورت زیر عمل کنید:

در لیست مورد نظر وارد تب List شوید و بر رویModify View یا اصلاح نما کلیک کنید.

در صفحه ی زیر و در قسمت شماره‌ی یک، می‌توانید نام لیست را تغییر دهید؛ در قسمت شماره‌ی دو می‌توانید نام آدرس لیست را تغییر دهید که اگر این کار را انجام دهید باید در صفحه¬ی اوّل نیز لینک آن را تغییر دهید؛ در قسمت شماره‌ی سه، ستون‌هایی که با هم ایجاد کردیم، مشخّص شده است و مقابل هر کدام از آنها شماره‌ای قرار گرفته است که این شماره، همان اولویّت قرار گرفتن اطّلاعات است، مثلاً می‌خواهیم فامیلی و اسم را به ترتیب در اوّل و دوم ستون قرار دهیم، فقط کافی است شماره‌های آنها را تغییر دهیم.

در شکل زیر الویّت Family بر روی یک قرار گرفته است و NAME نیز بر روی دو، با این کار گزینه‌ی Title که اوّل، یک بود به شماره¬ی سه منتقل می‌شود، برای تست موضوع بر روی OK کلیک کنید.

در این صفحه، اولویّت قرار‌گیری ستون‌ها تغییر کرده است و اگر به نام لیست نیز توجّه کنید، آن را به نام «نمای کلّی» تغییر دادیم، برای ادامه¬ی یادگیری به صفحه¬ی قبل برگردید.

دوباره وارد صفحه¬ی Modify View شوید؛ در قسمت پایین صفحه، عنوان Sort را مشاهده می‌کنید که این امکان را می‌دهد تا اطّلاعات خود را در لیست مرتّب کنید، مثلاً در این شکل، در قسمتFirst sort by the column یا همان، «ترتیب محتویّات ابتدا بر اساس» گزینه‌ی Family انتخاب شده است و در زیر آن، دو گزینه وجود دارد که اگر گزینه‌ی دوم انتخاب شود، لیست به صورت صعودی، یعنی طبق حروف الفبا یا عدد از 1 به بالا مرتّب می‌شود و اگر گزینه‌ی دوم را انتخاب کنید، لیست به صورت نزولی و برعکس گزینه‌ی اوّل، مرتّب می‌شود؛ در بخش بعدی، گزینه‌ی Then sort by the column، یعنی «سپس ترتیب محتویّات بر اساس» است که اگر کاربری، فامیلی خود را در لیست وارد نکند، ترتیب لیست بر اساس این گزینه انجام شود که فعلاً نیازی به این کار نیست و باید گزینه‌ی None را انتخاب کنید.

برای تست این موضوع بر روی OK کلیک کنید تا در صفحه¬ی بعد، نتیجه¬ی آن مشخّص شود.